Приветствую вас, друзья!
Ни один объект недвижимости не мыслим без архива технической документации. Сколько будет стоять здание, столько нам будут нужны документы, связанные с ним. Проектная, рабочая, исполнительная, эксплуатационная документация – все эти документы вам необходимо иметь и хранить в структурированном порядке. Отдельно стоит отметить эксплуатационную документацию, которая обновляется и дополняется в течение срока использования здания на регулярной основе.
Собственно, как же всё это хозяйство хранить и структурировать? Многие решают этот вопрос посредственно: я встречал и картонные коробки, и убогие покосившиеся шкафчики, и покрытые пылью стеллажи с папками без надписей. Что ни говори, а культура хранения документов существует пока только в крупных компаниях, изрядно поднаторевших в данном вопросе. Смею Вас заверить, что пренебрежительное отношение к документам ничего хорошего это не сулит. Как это вполне закономерно бывает в жизни, вы не сможете найти необходимый документ именно тогда, когда он больше всего вам будет нужен.
Люди, прошедшие через весьма неприятные последствия неудовлетворительного содержания документации, как правило, начинают осмысленно создавать структурированные архивы со сквозной нумерацией и ключами. Заводят и подписывают папки. Получается вполне красиво и довольно удобно. Автор этих строк в молодости неоднократно занимался подобными вещами и даже весьма преуспел в этом на нескольких довольно крупных объектах.
Прошли годы, мне довелось поработать в российских компаниях, использующих опыт заокеанских коллег. И когда я перенял этот опыт, я был поражён, насколько продуманы все вопросы, связанные с документами.
Американские компании, занимающиеся управлением недвижимостью не один десяток лет, давно стандартизировали процессы управления объектами, в том числе, конечно, вопросы содержания документации. Главный заокеанский разработчик описанных стандартов – Институт Управления Недвижимостью (США) – IREM ®.
Что такое IREM
В мире существует множество профессий и с каждой из них связана какая-нибудь профессиональная организация, которая обеспечивает соблюдение этического кодекса для специалистов-практиков каждой профессии и создаёт для них возможности повышения квалификации и общения с коллегами по отрасли. В области управления недвижимостью такой организацией является Институт Управления Недвижимостью (IREM ®), отделение национальной организации риэлторов США – профессиональной организации со штаб-квартирой в г. Чикаго, цель которой – обслуживание нужд отрасли управления недвижимостью во всём мире. С 1993 года Институт находится на переднем крае отрасли профессионального образования.
Стремительная глобализация отрасли управления недвижимостью позволила IREM установить единые стандарты управления недвижимостью и образования в этой области во всём мире. Многие годы IREM работал в Канаде, откуда в конце девяностых и попали в Россию самые передовые на тот момент стандарты.
Первые серьёзные компании, пришедшие на рынок России, работали по американским стандартам. По образцу этих «первопроходцев» были созданы многочисленные Российские компании-аналоги, ставшие с годами лидерами Российского рынка управления недвижимостью.
Объединяет их то, что они сумели адаптировать к Российским условиям американские стандарты и используют их и по сегодняшний день.
Касаемо содержания документации объекта, самым актуальным в настоящее время является стандарт SOPM.
Немного о SOPM
Как я писал выше, лидеры рынка работают по так называемому Standard Operating Procedures Manual (SOPM). Если вы владеете английским языком, настоятельно рекомендую ознакомиться вот с этой статьёй. Авторы довольно доходчиво описали 8 основных шагов по построению «Стандартного руководства по рабочим процедурам», а именно так это можно перевести на русский язык.
Что же это такое? Упрощённо Стандартное руководство по рабочим процедурам – это письменный документ, в котором перечислены пошаговые инструкции о том, как выполнить рабочую задачу или как справиться с конкретной ситуацией, возникающей на рабочем месте. Например, любая инструкция по обслуживанию инженерного оборудования и устранению типовых неисправностей, по моему мнению является вышеназванным документом.
Если же посмотреть глобально на работу компании, то SOPM будет являться библиотекой (сборником) различных стандартов и процедур, по которым работает компания. В одной из своих статей я говорил о том, что у успеха компании есть фундамент из двух модулей – наличие жёстких стандартов в сочетании с их неукоснительным соблюдением. SOPM, как раз, и является фундаментом, в том числе и с точки зрения организации хранения и ведения документации на объекте.
Реальность такова, что у каждой успешной компании есть свой, годами наработанный SOPM. Лично я сталкивался с несколькими вариантами документальных архивов и, несмотря на их различия, многое было общим и весьма сходным, как с точки зрения структуры, так и наполнения.
Ниже я приведу примерный перечень документов, который, по моему личному опыту, необходимо иметь на объекте недвижимости. Данный перечень носит рекомендательный характер и не является копией архива какой-либо компании (любые сходства носят случайный характер). После ознакомления с ним (перечнем) вы сами можете сделать для себя выводы о целесообразности именно такой структуры и наполненности, а также актуализировать его под свои нужны.
Итак, сначала я дам общую структуру с краткими пояснениями, а в следующих статьях мы подробней коснёмся каждого раздела и пункта в отдельности.
Общая структура архива документации
Архив целесообразно хранить в папках, обязательно наличие цифровой (или буквенной) структуры. Здесь всё зависит от вас. Базовая структура может быть как двухрядной «XX», так и четырёхразрядной, представленной в виде «XX-XX». Решайте сами, в каком виде вам будет удобно документацию хранить и использовать. Ниже я приведу основные разделы, которые необходимо создать и укомплектовать документацией:
- Общая информация
— данные о владельце объекта;
— описание объекта;
— реестр инженерных систем и оборудования;
— ситуационный и поэтажные планы здания;
— основные технические характеристики здания/сооружения;
— презентация объекта в проприетарном формате (опционально);
— комплексный реестр документации объекта.
- Договоры на оказание услуг
— договор на оказание эксплуатационных услуг;
— договор на оказание клининговых услуг;
— договор на оказание охранных услуг;
— договор на вывоз твёрдых бытовых отходов;
— договор на дезинсекцию и дератизацию;
— иные договоры на оказание услуг заказчику
— согласованные с заказчиком формы периодических отчётов по контракту.
- Эксплуатация и техническое обслуживание инженерных систем
— приёмка объекта/оборудования в эксплуатацию;
— ведомость дефектов инженерного оборудования на момент приёмки;
— годовой план-график планово-предупредительных ремонтов;
— мероприятия, связанные с подготовкой здания к сезонной эксплуатации;
— эксплуатация электроустановок;
— эксплуатация тепловых энергоустановок и тепловых сетей;
— эксплуатация систем вентиляции и кондиционирования;
— эксплуатация систем водоснабжения и канализации;
— эксплуатация охранных систем (видеонаблюдение, СКУД);
— эксплуатация системы диспетчеризации (BMS)
— эксплуатация вертикального транспорта (лифты, эскалаторы, грузоподъёмные механизмы);
— эксплуатация котельных установок;
— эксплуатация тепловых сетей потребителей;
— эксплуатация систем противопожарной защиты объекта;
— эксплуатация шлагбаумов, ворот, дверей;
— аварийные ситуации и реагирование на них.
- Мониторинг инженерных систем и оборудования объекта
— фиксирование фактов выявления и устранения дефектов оборудования;
— ежедневные задания на ТО и ремонт оборудования;
— ежедневные задания на мелкий текущий ремонт.
- Страхование
— договор страхования гражданской ответственности управляющей компании;
— договор страхования опасного производственного объекта (если применимо);
— договоры страхования гражданской ответственности подрядных организаций (если применимо).
- Организация охраны труда
— утверждённое штатное расписание персонала на объекте;
— инструкции по ОТ и ТБ;
— инструкции по охране труда;
- Отчёты по контракту
— ежемесячные отчёты по согласованной с заказчиком форме: эксплуатация, клининг и др.
- Взаимодействие с арендаторами (если применимо)
— реестр договоров;
— руководство арендатора по согласованной с заказчиком форме;
— инструкции по действиям персонала арендаторов в случае чрезвычайной ситуации.
- Служба приёма посетителей (если применимо)
— согласованный с заказчиком состав службы;
— согласованный с заказчиком стандарт внешнего вида сотрудников службы;
— инструкции для персонала.
- Ремонтно-строительные работы (если применимо)
— технические задания;
— документы промежуточной приёмки;
— фотофиксация этапности проведения работ;
— документы финальной приёмки работ.
- Консалтинг (если применимо)
— экологическое сопровождение;
— пожарная безопасность;
— коммерческое управление;
— технический консалтинг;
— охрана труда и промышленная безопасность.
- Нормативная документация в области качества
— положения, инструкции, регламенты.
Рекомендую использовать папки-концентраторы с арочным механизмом и шириной торцевой части 70-80 мм. Папки весьма желательно выбрать какого-нибудь нестандартного цвета, например красного и жёлтого, так будет проще.
Почему? Дело в том, что в большинстве случаев на объектах используются синие или чёрные папки, от количества которых иногда просто рябит в глазах. Синий и чёрный – самые распространённые цвета, и папки с какой-нибудь ерундой будут точно похожи на папки, например, с правоустанавливающими документами на объект. Да, корешки папок можно подписать, но на считывание информации необходимо время, папки можно перепутать и перемешать в процессе работы, а красную или жёлтую папку будет моментально «считать» глазами, её будет невозможно перепутать или положить в спешке не в тот шкаф.
Описанная структура подходит для любого объекта недвижимости – от частного загородного дома до делового центра. Безусловно, потребуется актуализация архива под конкретный объект, что потребует от вас активного участия в процессе.
Искренне Ваш
Владимир Якимов
