Hola, дорогие читатели!
В настоящей статье затронем с вами вопрос движения материальных средств арендаторов в бизнес-центре, а именно внос и вынос оборудования, мебели и иных принадлежностей.
Так уж устроена наша жизнь, что, если вы хотите спать спокойно, вышеозвученный вопрос следует обязательно формализовать. Выражаясь простым русским языком, администрация делового центра просто обязана быть в курсе того, что арендаторы вносят на объект и что они из него выносят. И это не просто прихоть – при отсутствии должного контроля рано или поздно начинается весьма нежелательный хаос, который может иметь далеко идущие последствия.
Для формализации процесса необходимо выполнить два условия: создать и внедрить формы соответствующего журнала и заявки на внос/вынос, после чего скрупулёзно архивировать и хранить документацию. Да-да, документы будут вестись в виде бумажного архива. Прямо сейчас многие могут мне возразить, дескать, журналы на бумаге – страшный анахронизм. И будут, в общем-то, правы. Более того, лично я с этим полностью соглашусь. Тем не менее реальность такова, что несмотря на устаревший формат, мне так и не удалось в своей практике перевести журналы на «цифру», несмотря на несколько предпринятых попыток. Причина проста до безобразия: человеческий фактор в сочетании с отсутствием IT поддержки проектов. Что же это означает на практике? Дело в том, что при отсутствии глобального электронного заявочного сервиса, многие вещи приходится вести вручную. И если на бумаге в прошитый и опечатанный журнал будет невозможно ввести нежелательные корректировки, то во все возможные электронные таблицы, увы, запросто. Люди, разумеется, допускают ошибки или вовсе делают те или иные вещи намеренно, поэтому «запросто» на практике практически гарантирует злоупотребления. Вопрос может решить качественная CRM программа, однако в 2020 году далеко не все компании её имеют, а если она внедрена, часто отсутствует необходимый функционал.
Именно по этой причине я предлагаю вам сначала внедрить документы на бумажных носителях, а потом, при наличии возможности, реализовать соответствующий плагин к CRM. Конечно, если второе можно сделать сразу, нет смысла возиться с бумажными документами.
К статье я приложил два документа: форму журнала учёта вноса/выноса материальных средств и форму заявки для арендаторов. Пользуйтесь по своему усмотрению: даже если вы не будете вести бумажные носители, вам может быть полезна сама графическая реализация документов для включения в плагин CRM. А если захотите использовать бумажные версии, файлы уже оптимизированы для печати.
Что из себя представляют образцы документов? Форма заявки на внос/вынос ТМЦ оформлена на одном листе стандартного формата А4 в вертикальной ориентации и содержит в себе графы для внесения всей необходимой информации: наименования компании-заявителя, ФИО ответственного лица, даты вноса/выноса, дополнительную информацию о задействованном автотранспорте (можно не делать отдельную заявку на въезд машин, экономьте время ваших коллег!), а также место для оттиска печати и отметок о согласовании заявки со стороны управляющей компании. Журнал в формате xlsx содержит титульный лист, инструкцию по заполнению для сотрудников, образец заполнения и основную форму для печати на стандартных листах A4 в горизонтальной ориентации.
Разумеется, я давно применяю на практике такой журнал и внедрил его на нескольких объектах. Если у вас возникли вопросы, вы можете написать мне на почту.
Будьте мудрыми, живите свободно!
Искренне Ваш
Владимир Якимов
