Приветствую Вас, дорогие читатели!
В предыдущей статье мы с Вами познакомились с системой контроля за действиями персонала «VGL Патруль», а сегодня разберём инструкцию по использованию системы. Мануал подготовлен специально для исполнителей – дежурного технического персонала объекта.
Как я писал ранее, мне уже неоднократно доводилось вводить систему в работу и её эффективность не вызывает никаких вопросов – буквально в течение месяца наступает улучшение ситуации на объекте, что является очень и очень хорошим результатом.
Я очень хорошо помню, как на первом объекте, где я решил внедрить «Патруль», у исполнителей на первых порах возникло значительное количество вопросов. И это несмотря на простоту системы и элементарность требований к работе с оборудованием. Более того, на лицо было банальное неприятие системы: люди не понимали, для чего это нужно и каковы цели новой системы, кто и как потом будет использовать полученную информацию и какими окажутся последствия для провинившихся. И самое главное, техники регулярно забывали, в каких помещениях и где конкретно установлены контрольные метки. Причём такие вопросы возникали даже у тех, кто эти самые метки ставит несколькими днями ранее. Как итог, обходы проводились из рук вон плохо.
Для нейтрализации этого «веселья» мне пришлось достаточно оперативно подготовить подробный мануал по системе и под роспись выдать исполнителям. Но не тут-то было! Мануал получился слишком заумным и громоздким: его никто не читал до конца. Тогда я решил упростить инструкцию и сделать её более лаконичной — со второй итерации документ получился очень даже годным и люди стали задавать минимум вопросов, что в очередной раз укрепило мою веру в силу печатного слова.
В следующий раз, уже на другом объекте, я ввёл инструкцию в работу сразу после завершения монтажа оборудования. И она доказала свою высокую эффективность – у людей изначально сложилось корректное понимание устройства системы и принципов её работы, а также тех целей, которые ставились при принятии решения об установке на объекте «VGL Патруль».
Ниже – описательная часть, в которой я поделюсь своими мыслями относительно структуры и наполнения документа. В конце статьи будет информация о том, как можно приобрести у меня инструкцию в электронном виде.
Общие сведения о системе
Любую инструкцию целесообразно начинать с общей информации – цели и предназначения системы (оборудования). И однозначно стоит руководствоваться одним простым правилом – чем проще и понятнее будет выполнено описательная часть, тем проще людям будет работать с документом. В прилагаемой инструкции сказано, что система предназначена для контроля за действиями технического персонала компании, состоит из контрольных меток и мобильного считывающего устройства (жезла). Также отмечено, что оборудование работает по технологии RFID (радиочастотная идентификация).
Принцип работы
Раздел содержит простое и доходчивое описание полного цикла работы системы, начиная от мест установки меток до проверки руководством компании полученных данных.
Описание приводится в виде четырёх основных разделов:
— вводных данных относительно установленных на объекте меток и ссылке на приложение к инструкции, содержащее места их установки;
— обязанности технических специалистов во время обхода последовательно подносить к контрольным меткам считывающее устройство (жезл) для подтверждения факта посещения технических помещений;
— информации о подключении устройства к компьютеру для последующего считывания данных и формирования программным обеспечением «VGL Патруль» отчёта о проделанных обходах;
— перспективы получения руководством компании ежедневных отчётов о проделанной специалистами работе по обходам технических помещений.
Состав комплекта
На слайде я поместил крупные фотографии мобильного устройства (жезла) и комплектного чехла. Собственно, это и есть весь состав носимого комплекта оборудования.
Порядок использования оборудования
Важный раздел, в котором прописаны действия сотрудников, выполняющих обход технических помещений:
— технический специалист осуществляет обход помещений в произвольном порядке, при этом он обязан посетить все помещения в соответствии со списком (Приложение № 1);
— осмотр каждого помещения заканчивается считыванием контрольной метки и фиксацией в памяти устройства соответствующей информации;
— считывание метки производится путём поднесения жезла считывающей частью к метке на расстояние приблизительно 5 см, считывание подтверждается однократной вибрацией и миганием светодиода синего цвета.
Предоставление жезла для снятия показаний
Итак, жезл передаётся по сменам, а Вам необходимо ежедневно считывать показания – как же быть? Правильно – обязать технических специалистов каждое утро приносить жезл для считывания показаний. Смею Вас заверить, что если Вы не установите принудительный порядок предоставления прибора, никто об этом не побеспокоится: у Вас не будет актуальной информации, а в памяти прибора будут тысячи событий. Искать в этом «океане» данных конкретный «косяк» той или иной дежурной смены – удовольствие весьма сомнительное. Поэтому давайте делать всё вовремя. В зависимости от реалий объекта я чётко прописываю в инструкции периодичность предоставления жезла для считывания данных.
Ответственность сотрудников дежурной смены
Коллеги, помните о том, что оборудование системы «Патруль» стоит денег, а порча техники крайне нежелательна. Принципиально важно донести до людей информацию о том, что они несут персональную ответственность. Кстати, удостоверьтесь, что все Ваши сотрудники при трудоустройстве подписали договор о материальной ответственности.
Я расписал простые и понятные правила обращения с устройством: не подвергать нагрузкам, не ронять, не подвергать воздействию высоких или низких температур. Несмотря на то, что изделие выполнено в прорезиненном водонепроницаемом корпусе (степень защиты IP67), оно очевидно не является неразрушимым. Именно по этой причине я считаю совсем не лишним включить в мануал «страшилки» относительно того, что факт неаккуратного обращения с устройством не останется незамеченным. Устройство имеет внутри шок-сенсор и способно фиксировать вандальные события, о чём оно сообщает при каждом считывании показаний устройства.
Я ещё в инструкции я написал про датчик температуры, хотя, конечно, его в устройстве нет. При этом предупреждение, как ни странно, работает. Сотрудники относятся к имуществу довольно бережно.
Места установки меток (приложение к инструкции)
Информацию о местах установки контрольных меток рекомендую свести в простую и понятную табличную форму. Необходимо указать наименование помещения, фактическое его расположение на объекте, функциональное назначение, перечень обязательных мероприятий при обходе каждого помещения. Весьма важно указать фактическое расположение меток в помещении и их количество: как показывает практика, даже опытные сотрудники частенько страдают невнимательностью и провалами в памяти.
Что же говорить о новых сотрудниках….А если ещё иметь ввиду, что количество меток может измеряться несколькими десятками, людям будет очень и очень трудно быстро сориентироваться.
Напоследок о хранении инструкции – документ в бумажном виде помещается в специальную папку, например «Инструкции», и находится непосредственно в помещении диспетчерской. Лист ознакомления (с подписями сотрудников) рекомендую хранить у себя. На всякий случай, который по закону подлости обязательно наступит.
На сегодня всё, спасибо за прочтение материала.
Если у Вас возникли вопросы, пишите мне на почту.
Искренне Ваш
Владимир Якимов
