Дорогие друзья!
Сегодня мы поговорим о порядке хранения на объекте аварийных комплектов ключей от помещений арендаторов, процедуре периодической проверки ключей, находящихся на хранении, и, разумеется, алгоритме выдачи ключей в случае чрезвычайной ситуации.
Внутренний объём любого Здания поделён на модули, которые, за исключением технических помещений и мест общего пользования (холлы, туалеты, зоны Retail), как правило, сданы в аренду. Контроль доступа в арендуемые помещения осуществляется при помощи установки механических замков или Системы контроля и управления доступом (СКУД). Разумеется, от каждого помещения существует как минимум два комплекта механических ключей, один из которых передаётся арендатору по факту подписания договора аренды, а второй остаётся на хранении в Управляющей компании.
И вот здесь, дорогие коллеги, принципиально важно вне зависимости от плотности «нарезки» внутренних площадей изначально грамотно поставить на объекте процесс учёта ключей от всех помещений. Ибо сразу сделать по-человечески всегда проще, чем потом разгребать «завалы».
Основные принципы грамотного построения процесса хранения аварийных комплектов ключей:
- Управляющая компания должна иметь экстренный доступ в любое арендуемое помещение в случае Чрезвычайной ситуации (пожар, авария трубопроводных, электрических, механических систем и др.). Необходим комплект аварийных (ЧС) ключей от каждого помещения, ключи должны быть актуальными (соответствовать дверным замкам);
- Ключи необходимо хранить в охраняемом помещении с оперативным доступом для технического персонала. Для хранения целесообразно использовать специализированный шкаф;
- Все операционные процедуры с ключами (приём на хранение, проверка, выдача, вскрытие пенала при ЧС) должны быть документально прописаны, ответственные лица – ознакомлены под роспись. Обязательно оформление реестра аварийных ключей.
Оптимальным считаю создание и внедрение стандартизированной операционной процедуры (положения), в котором сжато, четко и понятно прописана последовательность действий при всех манипуляциях с ключами.
Рассмотрим по порядку основные моменты:
I. Организация хранения аварийных (ЧС) ключей
Как я обозначил выше, на объекте в обязательном порядке следует выделить место для хранения аварийных ключей от помещений арендаторов. Где разумно хранить ключи?
- В помещении охраны (в интегрированной проходной, мониторной комнате);
- На ресепшн в холле первого этажа здания
Руководствоваться необходимо следующими принципами – ключи должны храниться в месте нахождения круглосуточного поста службы безопасности, обязательно видеонаблюдение 24 часа в сутки, но при этом доступ к модулю хранения аварийных ключей не должен быть затруднён, иначе в случае ЧС на поиск необходимого ключа уйдёт непозволительно много времени.
Как хранить ключи?
Аварийный ключ (или ключ-карту) от каждого помещения разумно хранить в индивидуальном алюминиевом пенале (тубусе). Каждый тубус должен быть опломбирован номерной пломбой (пластиковой или самоклеящейся, на Ваш выбор). На каждый пенал (тубус) необходимо нанести информацию: наименование арендатора, этаж, номер помещения.
Модуль для хранения тубусов – это металлический шкаф, тумбочка или сейф. Приоритет стоит отдавать решениям, обеспечивающим наибольшее удобство размещения в сочетании с минимальным временем поиска необходимо пенала. Лично я считаю наиболее эффективным использование специализированных металлических шкафов (пенальниц серии КЛ-xxП) — просто хранить, просто найти нужный тубус. Шкафы навесные, поэтому занимают минимум места.
Добавлю также, что на модуль хранения необходимо нанести соответствующую надпись, облегчающую идентификацию, например «Шкаф для хранения аварийного комплекта ключей».
II. Прием и выдача ключей от помещения арендаторов
При въезде арендатора в помещение первичная выдача ключей осуществляется по акту приёма-передачи. Ответственному лицу арендатора передаётся один комлект ключей от помещения, второй комплект (ЧС) помещается в пенал (тубус), который сдаётся на хранение. При такой схеме арендатору нет необходимости ежедневно сдавать и получать ключ у представителя службы безопасности.
В случае, если арендатор по ряду причин полагает невозможным ношение ключа (нет постоянного ответственного лица, люди приходят в разное время и т.д.), на ресепшн размещается специальный документ «Журнал регистрации ключей». Каждый раз, когда арендатор получает/сдаёт ключ от помещения, сотрудник охраны вносит необходимую информацию в журнал (форма прилагается). Факт действий с ключом подтверждается двумя подписями – сотрудника безопасности и представителя арендатора.
III. Порядок проверки соответствия (актуальности) ключей
Проверка производится 1 раз в 12 месяцев или чаще, если того требует ситуация (заменён замок, произошла кража и др). Для проведения проверки потребуется следующее:
— реестр ЧС (аварийных) ключей от арендуемых помещений;
— бланк акта вскрытия пенала (тубуса) в двух экземплярах для каждого арендатора;
— номерные пломбы-наклейки (или пластиковые контрольные пломбы);
Для выполнения этой задачи от Управляющей компании создаётся группа из 2-х человек из числа административно-технического персонала, которая осуществляет последовательный обход 100 % помещений и в присутствии представителей арендаторов выполняет следующие действия:
- вскрытие пенала (тубуса) с ключом;
- проверку соответствия ключа замку;
- помещение аварийного ключа в пенал (тубус) и опломбировку пенала;
- подписание совместного с арендатором акта (форма прилагается)
Повторно обращаю Ваше внимание на тот факт, что любые из вышеперечисленных действий выполняются только в присутствии представителя арендатора. Также настоятельно рекомендую манипуляции с ключами выполнять в резиновых перчатках, чтобы не оставлять отпечатков пальцев – жизнь штука сложная и не стоит брать на себя совершенно необязательные риски.
IV. Порядок вскрытия помещений арендаторов при возникновении ЧС
В случае наличия признаков Чрезвычайной ситуации в помещении арендатора (сработка противопожарных систем, течь воды, бытовой канализации и др.), группа быстрого реагирования (ГБР) состоящая, как правило, из сотрудника службы безопасности и дежурного технического специалиста, прибывает к месту хранения аварийных ключей. Старший смены охраны извлекает из «Шкафа для хранения аварийного комплекта ключей» опечатанный пломбой тубус и вскрывает его.
После вскрытия тубуса аварийный комплект ключей выдаётся ГБР и в присутствии старшего смены охраны производится вскрытие помещения арендатора. По факту устранения аварийной ситуации, помещение закрывается на ключ дежурным техническим специалистом из состава ГБР в присутствии не менее 2-х человек из службы охраны.
Ключи от помещения арендатора передаются старшему смены охраны, который упаковывает их в тубус (пенал) и опечатывает новой номерной индикаторной пломбой-наклейкой. Номер новой пломбы заносится в «Акт о вскрытии помещения».
Тубус, опечатанный новой пломбой, возвращается на хранение в «Шкаф для хранения аварийного комплекта ключей».
Арендатору по e-mail направляется уведомление о чрезвычайной ситуации с приложением электронной копии «Акта о вскрытии помещения». Оригиналы актов подписываются непосредственно у ответственного представителя арендатора сотрудником Управляющей компании из состава административно-технического персонала. Отмечу, что описанные выше действия необходимо выполнить максимально оперативно – непосредственно в день ЧС или максимум на следующий день. Если ЧС произошла в выходные или праздничные дни, документы оформляются в первый рабочий день после праздников.
Уточнения и рекомендации
- Арендатор в обязательном порядке должен быть оповещён о ЧС до того момента, как ГБР вскроет помещение. Именно поэтому в Договор аренды необходимо изначально включать номера телефонов для экстренной связи с представителями арендатора. Оповещение арендатора осуществляет специально назначенное лицо от Управляющей компании строго по мобильному телефону с установленным программным обеспечением для записи разговоров. Запомните – это очень важно, все разговоры должны быть записаны.
- Не раз встречал на объектах утверждённые процедуры, в соответствии с которыми дежурный технический специалист обязан оформить «Служебную записку о вскрытии тубуса помещения арендатора» сразу после получения ключей (формы записок могут различаться). Друзья, при угрозе развития ЧС заниматься этим делом — полнейшая глупость и все силы необходимо сконцентрировать на оперативном доступе в помещение и ликвидации аварийной ситуации. Здесь действует простой принцип: сначала ликвидируется ЧС, а потом оформляются документы. Не зря ведь при вскрытии помещения присутствуют 3 человека, два из которых — сотрудники службы безопасности. Моя позиция в данном вопросе проста: нет совершенно никакой необходимости заставлять дежурного техника заниматься бумагомарательством, оформлением документов занимается строго охрана.
- Все манипуляции с ключами должны быть документально оформлены в виде Положения, утверждённого Генеральным директором. К Положению в обязательном порядке прилагается Лист ознакомления с подписями персонала. Положение, как и другие основные документы, хранится в шкафу с документацией.
- Если дверь арендуемого помещения оснащена обычным замком и СКУД, и при этом компоненты никак не связаны между собой, то комплект аварийных ключей должен включать в себя как механический ключ, так и электронную карту. Дело в том, что чрезвычайные ситуации в помещениях далеко не всегда (к счастью) связны с неконтролируемым горением, а зачастую являются следствием неисправностей различного вида инженерного оборудования. А при отсутствии признаков пожара в помещении, как известно, не сработает противопожарный алгоритм и система СКУД не будет отключена. И в этом случае ГБР воспользуется электронной картой для разблокировки электронного замка, что быстро и удобно.
- Регулярно проверяйте соответствие аварийных ключей замкам помещений – не реже 1 раза в год. Особенно это актуально для объектов с «мелкой нарезкой», когда в здании сдаётся в аренду большое количество помещений малой площади. Когда арендаторов много и они часто меняются, весьма вероятна ситуация несанкционированной смены дверного замка.
Друзья, на этом всё. Если у Вас возникли вопросы — пожалуйста, пишите мне на vy@telluma.ru
Также на моём YouTube канале вы можете посмотреть видео, посвящённое затронутым в статье вопросам. Подписывайтесь, чтобы не пропустить актуальную и интересную информацию!
Искренне Ваш
Владимир Якимов
