Всем доброго времени суток и хорошего настроения!
Поделитесь, каким образом у Вас на объектах налажена система массового оповещения арендаторов? Я сейчас не имею ввиду групповые встречи и всевозможные совещания. Это само собой разумеющиеся вещи, которые наверняка у Вас проводятся регулярно.
Я говорю об информационном канале, посредством которого управляющая компания сможет быстро и эффективно донести до арендаторов необходимую информацию, касающуюся деятельности объекта.
Для чего нужен такой канал? Для того, чтобы оперативно информировать людей о происходящих на комплексе событиях очень широкой направленности: авариях и внештатных ситуациях, предстоящих ремонтных и реконструктивных работах, акциях и поздравлениях, важных событиях в жизни объекта и даже меню операторов питания. Многие недооценивают важность и необходимость такого канала и, как показывает практика, совершенно зря. Возможность массового оповещения, во-первых, позволяет значительно сэкономить Ваше время ввиду возможности быстро сформировать и выдать в «эфир» информацию для всей целевой аудитории; во-вторых, добавляет существенные репутационные бонусы управляющей компании ввиду практической демонстрации серьёзности подхода к управлению объектом – Вы демонстрируете, насколько для Вас важны арендаторы – люди, работа и жизнь которых в значительной степени связана с функционированием объекта.
Конечно, если у Вас 3 арендатора на объекте, канал Вам не нужен – можно вполне обойтись и личными контактами с ключевыми людьми, что представляется мне лучшим решением. Но если у Вас полтора десятка арендаторов, без информационного канала Вам не обойтись. Конечно, сам по себе такой канал работать не будет – достижение любого результата есть человеческий труд, поэтому изначально необходимо продумать, кто и как будет обеспечивать работу канала. Для этой роли нужен разумный и ответственный человек, ведь выдавать «в эфир» следует взвешенную и грамотно поданную информацию, написанную деловым языком без грамматических ошибок и неологизмов, которые у многих людей могут вызвать раздражение.
При первичном введении такого канала на объекте Вам необходимо быть готовым к критике. К сожалению, обязательно найдутся люди, которым что-то будет не нравится в канале: не та тональность, не то время, не та подача материала и др. Помните, что критики есть и будут – это неизбежный побочный эффект любого проекта, с которым просто необходимо смириться, как с данностью. Старайтесь видеть в их замечаниях что-то конструктивное, это позволит Вам со временем стать однозначно лучше.
Основные моменты мы обсудили, предлагаю перейти к практической реализации проекта. Я расскажу о двух наиболее простых и эффективных вариантах, проверенных на практике. Их достоинства – простота и эффективность. Разумеется, если они Вас чем-то не устроят, Вы можете внедрить что-то своё.
Однако я буду очень признателен Вам, если в комментариях Вы поделитесь информацией о том, как на вашем объекте функционирует такой информационный канал и какие интересные решения удалось реализовать.
Использование кроссплатформенных мессенджеров WhatsApp и Telegram
Реализация такого проекта происходит следующим образом – управляющей компанией приобретается красивый номер и создаётся бизнес-аккаунт с соответствующим названием, как правило, официальным названием объекта (комплекса). Например, «GREEN HOUSE LX». Далее по электронной почте необходимо произвести массовую рассылку арендаторам (об адресах позаботьтесь заранее) с небольшим презентационным описанием канала (назначение, преимущества, удобство) и предложением подписаться на рассылку.
Пример сообщения в информационном канале
После этого начинаем регулярно рассылать необходимую информацию и мониторим количество подписчиков. А также не забываем периодически собирать обратную связь о работе канала: что нравится, что не нравится, что можно сделать лучше. И вносим соответствующие изменения, если пожелания и предложения конструктивны.
Данный способ информирования, по моему глубокому убеждению, является наиболее современным и продвинутым. Причины просты – кроссплатформенные мессенджеры популярны, они установлены на практически каждом мобильном устройстве и информационная рассылка с их использованием оперативна и эффективна. К недостаткам стоит отнести тот факт, что у Вас будет отсутствовать понимание того, какое количество из подписчиков ознакомились с Вашим посланием. Также к недостаткам данного способа можно отнести его относительно низкую статусность – для серьёзных официальных сообщений он не всегда годится. Впрочем, это сильно зависит от объекта и контингента людей. Безусловно, можно поэкспериментировать.
Использование массовой e—mail рассылки
Довольно таки старый и многократно проверенный на практике способ. Реализован он может быть двумя основными вариантами. Первый вариант – создать список рассылки из списка контактов в Outlook. Это просто, эффективно, удобно. Для этого необходимо с каждым из арендаторов согласовать назначение ответственного лица за коммуникацию с управляющей компанией и обзавестись его электронной почтой, адрес которой, соответственно, следует внести в список контактов Outlook.
Данный вариант весьма хорош, можно создать любое необходимое количество списков рассылок на все случаи жизни (все арендаторы объекта, арендаторы отдельного здания, этажа и др.). К сожалению, есть у этого варианта и недостаток – человеческий фактор. Ответственный за канал человек может уйти на больничный, уволиться и др. Конечно, можно воспользоваться рабочей машиной сотрудника в его отсутствие, однако далеко не во всех компаниях внутренняя политика позволяет сделать это.
Если же выполнение рассылки осуществляется несколькими людьми, или вы хотите потенциально исключить человеческий фактор из процесса формализации данного задания, весьма разумным решением будет хранение списка контактов на сервере компании в специально отведённом для этого каталоге. При таком решении список будет являться частью файла «Контакты», наряду с основными сведениями о персонале и арендаторах, днях рождениях и др. Просто создаётся отдельная вкладка «Рассылка», в которой в одной единственной ячейке перечисляются электронные адреса получателей, при этом для разделения адресов используется точка с запятой. При необходимости выполнения рассылки список просто копируется и вставляется в поле «Кому» почтового клиента. Работает неплохо, к тому же можно создать список нескольких рассылок в обычной таблице Excel.
Написание самих текстов – тема для отдельного разговора, вкратце скажу следующее: обязательно
используйте официальный язык без неологизмов, грубых, пошлых или понятных только узкому кругу людей слов и терминов. Всегда обращайтесь к людям «Уважаемые Арендаторы» и пишите не от своего имени, а от имени управляющей компании. Пример подобного текста, наряду в примерным видом вкладки «Рассылка», Вы сможете найти в приложении в галерее к настоящей статье.
Дорогие читатели, статья подошла к концу. Если у Вас возникли вопросы – пожалуйста, обращайтесь. С удовольствием на них отвечу!
Искренне Ваш
Владимир Якимов
