Доброго времени суток, читатели!
Сегодня я вкратце расскажу о том, как в процессе ежедневной деятельности на объекте фиксировать замечания в отношении работы клининговой компании. Я уже неоднократно писал о том, что чистота и ухоженность объекта немыслимы без ежедневных обходов, целью которых является контроль качества оказания услуг клининговой компанией. А поскольку не ошибается тот, кто ничего не делает, выявление замечаний неизбежно. Для удобства их фиксации я предлагаю вашему вниманию чек-лист ежедневного обхода, который существенно упрощает каждодневную рутинную работу.
Представляет документ из себя таблицу (Excel), состоящую из 5 столбцов: №, выявленные замечания, отметка об устранении, подтверждение устранения, комментарий. Количество строк зависит от особенностей объекта – в моём примере речь идёт о крупном бизнес-центре, поэтому документ состоит из нескольких разделов (участков обхода) и рассчитан максимально на 62 замечания. В вашем случае, естественно, количество разделов может быть существенно меньше, вплоть до одного. Образец документа, как всегда, вы найдёте в конце статьи: чек-лист доступен для скачивания в электронном виде и оптимизирован для печати в альбомной ориентации.
Первичное заполнение документа
Чек-лист заполняется от руки при проведении ежедневного обхода. Замечания вносятся в документ в порядке выявления, в одной строке отражается только одно замечание. При первичном заполнении никакие подписи не ставятся. Исключением является ситуация, при которой замечание может быть устранено «на месте». В этом случае вписывается отметка об устранении (см. следующий пункт). По факту завершения обхода копия чек-листа выдаётся на руки менеджеру по клинингу.
Актуализация документа
Замечание считается документально устранённым в том случае, если присутствуют подписи ответственных лиц в ячейках «отметка об устранении» и «подтверждение устранения». Механизм актуализации документа выглядит следующим образом: исполнитель (менеджер по клинингу) предъявляет результат устранения замечания заказчику (управляющему/заместителю управляющего) и ставит подпись в ячейке «отметка об устранении» соответствующего замечания. Если результат устраивает заказчика, он ставит подпись в ячейке «подтверждение устранения». В описанном порядке закрываются все выявленные замечания.
Хранение чек-листов
Для чего хранить чек-листы? Для исполнителя (клининговой компании) могут быть предусмотрены штрафные санкции за некачественное выполнение работ. А для обоснования применения штрафов нужны соответствующие документы. Именно поэтому, как правило, одним из приложений к договору на уборку является согласованная сторонами форма, которая позволяет зафиксировать сам факт выявления дефектов/замечаний. В моём примере такой формой служит чек-лист. И поскольку на основании данных из чек-листов могут быть введены штрафные санкции, их следует в обязательном порядке хранить, по крайней мере, в течение одного квартала со дня оформления. Лично я храню чек-листы в отдельной папке, каждые пять чек-листов (обходы пн.-пт.) объединяются в отдельный канцелярский пакет (файл), при этом добавляется титульный лист с указанием номера недели, в течение которой документы были оформлены. Таким образом, чек-листы за месяц, сгруппированные в четыре файла, объединяются в раздел, на титульном листе которого указывается название месяца. Такая система позволяет при необходимости (спорной ситуации) весьма быстро найти нужный чек-лист. Конечно, я храню документы и в электронном виде в разделе «Уборка объекта» — группирование электронных версий по папкам производится аналогичным способом.
На сегодня всё, коллеги. Как всегда пишите, звоните, задавайте вопросы.
Искренне Ваш,
Владимир Якимов
