Приветствую Вас, дорогие читатели!
Поговорим с вами о том, как сделать так, чтобы у вашего потенциального заказчика был документ, который содержал бы всю важную информацию в отношении заключённых договорных отношений c управляющей/эксплуатационной компанией. Своеобразная инструкция, которую можно всегда иметь перед собой и в нужный момент, открыв необходимый раздел, ознакомиться с актуальной информацией.
Безусловно, существует такой важнейший документ, как договор. И действительно, он содержит исчерпывающие сведения относительно обязательств обеих сторон, однако обращаться к нему не всегда и не всем удобно. К тому же выглядит типовой договор непрезентабельно, его не получится красиво «продать» заказчику.
Я неоднократно писал о том, что если вы хотите быть успешным, ваша компания обязана выделяться на фоне конкурентов – иметь некую «фишку». К сожалению, в настоящее время уже недостаточно качественно и оперативно работать, нужно предлагать заказчику то, чего не могут предложить другие. Поскольку вам вряд ли удастся набрать технический персонал из числа гениев, выполнять все работы «лазером», а также полностью избегать ошибок в процессе деятельности, сосредоточьтесь на документации: сделайте ваши документы красивыми и информативными. Как это не покажется странным, очень немногие компании способны эффективно продемонстрировать результаты своей деятельности заказчику.
Вот я и плавно подвёл вас к цели настоящей статьи – документу под названием «Руководство заказчика», который будет приятно держать в руках любому вашему деловому партнёру. Так что это за документ? По сути, руководство содержит все важные данные относительно выполняемых вами работ на конкретном объекте. Имея такой документ на руках, у заказчика возникнет гораздо меньше вопросов к вашей деятельности, так как необязательно будет каждый раз открывать договор, чтобы в этом удостовериться. Документ многостраничный, выполнен в формате .xlsx и состоит из нескольких десятков вкладок, в которых и отражена вся необходимая информация. Ниже я расскажу о том, что из себя представляет каждая вкладка, а рабочий образец вы найдёте по ссылке в самом в конце настоящей статьи. Номера вкладок в описании соответствуют таковым в прилагаемом образце. Скачивайте, актуализируйте, пользуйтесь. Если у вас возникнут вопросу, обращайтесь.
Титул (1)
Первый лист документа. Я рекомендую Вам на первой странице размещать качественную фотографию объекта, в отношение которого Руководство подготовлено. Не забывайте про логотипы заказчика и исполнителя, они должны присутствовать на каждом листе.
Вступление (2)
Содержит информацию для заказчика о том, кому он доверил обслуживание своего объекта недвижимости и для чего сам документ предназначается. Воспользуйтесь возможностью лишний раз поблагодарить заказчика, это вам зачтётся в дальнейшем.
Содержание (3)
Представляет из себя оглавление в виде гиперссылок, позволяющее быстро осуществлять навигацию внутри документа. Нет ничего принципиально сложного в том, чтобы сделать навигацию полностью работающей – воспользуйтесь гиперссылками, об этом в сети очень много тематических статей. Также не забудьте сделать на каждой вкладке (листе) кнопку «назад» для возврата к оглавлению. В моём примере такая кнопка называется «содержание» и располагается внизу каждой страницы после таблицы, для удобства кнопка продублирована фигурой в виде стрелки. Описанная схема позволяет моментально перейти на необходимый раздел, а затем вернуться обратно в оглавление. Практика показала, что пользоваться таким оглавлением весьма удобно.
Контакты (4)
В данный раздел вносятся контактные телефоны всех основных действующих лиц, с которыми возможно общение заказчика: от генерального/технического директора до инженера по направлению. В моём примере указаны только телефоны, однако по вашему желанию таблицу можно дополнить адресами электронной почты. Конечно, приведённый мной пример актуален в основном для маленьких компаний с количеством объектов до 10. По мере развития компании переход на диспетчерскую службу неизбежен, к тому же далеко не всегда разумно и оправдано предоставлять всем заказчикам контакты главного лица компании.
Мероприятия по приёмке (5)
Когда вы заключаете новый договор с объектом, всегда предусматривается период, в течение которого ваша компания выполняет первичное обследование несущих конструкций и оборудования, которое необходимо провести, прежде всего, в собственных интересах. В моём примере весь перечень работ изложен в отдельной вкладке для удобства работы.
Перечень оборудования (6)
Неотъемлемая часть любого договора или соглашения. Раздел содержит информация относительно смонтированного на объекте оборудования. Для удобства навигации выполнена разбивка по системам.
Регламентные работы (7)
Краткий перечень регламентных работ (посистемно) с указанием периодичности выполнения и предварительных расчётов продолжительности выполнения работ. Информация удобна тем, что одного взгляда достаточно, чтобы оценить, сколько и с какой периодичностью требует внимания каждая система и сколько времени может уйти на её обслуживание.
Регламенты технического обслуживания по инженерным системам (8-20)
Вкладки с №8 по №20 содержат исчерпывающие данные об обслуживании каждой инженерной системы объекта в отдельности. Предусмотрены следующие виды технического обслуживания (ТО):
— Ежемесячное (ТО-М);
— Ежеквартальное (ТО-К);
— Годовое (ТО-Г);
— Обслуживание 1 раз в 3 года;
— По необходимости.
В свою очередь каждое, каждое ТО состоит из перечня определённых работ, обязательных к выполнению при проведении установленного вида технического обслуживания. Также особенность в том, что в годовом графике ППР все работы по ТО отражены с привязкой к видами технического обслуживания (ТО-М, ТО-К и др.).
Бюджет (21)
Пожалуй, мой самый любимый раздел. Безусловно, существует великое множество всевозможных вариантов того, как может выглядеть смета доходов и расходов организации, поэтому я предлагаю вам один из весьма рабочих вариантов, который можно без стыда показывать заказчику и в дальнейшем использовать.
Бюджет выполнен в двух валютах, чтобы упростить работу с ним людям, озабоченным курсом национальной валюты. Состав классический:
— штатный технический персонал (ФОТ);
— оборудование и инструменты;
— расходные материалы для обслуживания инженерных систем и конструктивных элементов;
— административно-управленческий персонал (ФОТ).
Документ полностью рабочий, все формулы актуальны. Цветное сегментирование табличной формы позволяет сделать визуально документ более презентабельным.
ППР (планово-предупредительные работы, 22)
Классический график выполнения планово-предупредительных работ на объекте. Составляется в самом начале оказания договорных услуг на 6/12 месяцев, далее данные просто повторяются. Принципиально сложного ничего нет, нужно просто соблюдать взятые на себя обязательства. Это залог успеха.
Заключение
Руководство Заказчика печатается в виде многостраничного буклета и передаётся заказчику в нескольких экземплярах для удобства работы с документацией. По сути, на всё время действия договора у вашего партнёра будет качественный и информативный документ, на основании которого ваш заказчик сможет в любой момент времени получить исчерпывающую информацию по договору. У документа есть несколько основных плюсов: он презентабелен, информативен, удобен в повседневном использовании. Как показывает практика, заказчики склонны запоминать компании, предоставляющие качественную документацию.
На сегодня всё, коллеги. Желаю вам успехов в работе. Если у вас возникли вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
Искренне Ваш,
Владимир Якимов
