Здравствуйте, дорогие читатели!
В предыдущей статье мы с вами разобрали основные цели и задачи приёмки объекта недвижимости в эксплуатацию, а также коснулись вопроса работы сотрудников в жёстких условиях приёмки.
Сегодня продолжим наш разговор и поговорим о том, с какого документа в принципе стоит начать работу на объекте. А начинать необходимо с плана работы, так как именно планирование, на мой взгляд, является залогом успеха в любой работе.
Я называю этот документ «План захода на объект». Документ, который следует подготовить в первую очередь, в самом начале работы.
Для чего этот документ нужен? Всё очень просто — для того, чтобы знать, что именно необходимо делать и в какой последовательности, а также изначально понимать весь объём предстоящих работ. Для тех, у кого есть опыт, подготовка такого документа не составит никаких проблем.
Тем же, у кого мало опыта или он вообще отсутствует, весьма пригодится образец документа (плана), который я прилагаю к настоящей статье. Он позволит вам получить понимание того, по какой форме план работы готовится и из каких разделов состоит. Следует иметь в виду, что приведённая форма не является догмой – план обязательно следует актуализировать под нужды конкретного объекта. Также замечу, что целью настоящей статьи не является подробное описание действий по каждому пункту плана, так как изначально предполагается, что такой ответственной работой, как приёмка объекта, будут заниматься люди хотя-бы немного «в теме».
Отмечу, что данный документ весьма полезно согласовать с заказчиком. Для того, чтобы избежать в дальнейшем значительного количества совершенно необязательных вопросов и подчеркнуть серьёзность ваших намерений – на начальном этапе работы нет ничего лучше, чем «прозрачность» ваших действий для заказчика. Вы понимаете, что делаете, а заказчик понимает, что происходит на объекте.
Перейдём непосредственно к рассмотрению документа. Лично я предпочитаю делать его в программе MS Excel в табличной форме: в документе 5 столбцов (№ по порядку, мероприятие/задача, Плановая дата реализации, Корректировки, Комментарии). Давайте подробно разберём каждый раздел документа.
Организация службы эксплуатации на объекте
Самый первый и основной раздел. Должен содержать основные моменты, связанные с заходом на объект. Вам обязательно необходимо обсудить с заказчиком вопросы, которые будет необходимо решать в первую очередь: определить место размещения сотрудников службы эксплуатации и складские помещения, организовать доступ на объект персонала компании, организовать рабочие места, подготовить перечень необходимой исполнительной документации и получить её от заказчика, вывести субподрядчиков на узкопрофильные работы и др.
Не забудьте также, что под нужды каждого объекта необходимо разработать регламенты и стандарты, которые отвечали бы требованиям заказчика – будьте максимально внимательны, чтобы обозначить разумные даты их выполнения. Всегда помните о том, что для разработки качественных регламентов требуется не менее 2-х месяцев, а подготовка, например, регламента действий персонала при получении сигнала «Пожар», потребует практического взаимодействия всех служб объекта, а также проведения неоднократных реальных плановых эвакуаций людей с последующим разборов «полётов».
Персонал
Данный раздел состоит из двух подразделов:
— утверждение управленческого и технического персонала;
— выход утверждённого управленческого и технического персонала на объект.
Чем данный раздел важен – на этапе обсуждения договора с заказчиком с вероятностью 99 % согласовывался штат сотрудников на объекте, который позволяет в полной мере реализовать предъявляемые к эксплуатации объекта требования. В любом случае, Вам необходимо не только согласовать финальный штат, но и обозначить сроки выхода людей на объект. Как правило, эти вещи находятся на контроле у заказчика.
Приёмка объекта в эксплуатацию
Всегда нужно помнить о том, что приёмка объекта в эксплуатацию производится не только силами управляющей компании, но и в обязательном порядке с участием подрядных организаций, осуществлявших строительно-монтажные работы на объекте. Весьма часто заказчик не перечисляет довольно внушительный объём денежных средств подрядчикам до окончательной приёмки в гарантийную эксплуатацию конструктивных элементов/инженерных систем. И таких организаций может быть больше десятка – каждая из них, ввиду ограниченных сроков сдачи работ, будет пытаться как можно быстрее предъявить Вам результаты своего труда. На практике почти всегда получается жесточайший цейтнот, так что планирование Вам в помощь.
Итак, что необходимо сделать:
— составить график приёмки в эксплуатацию (вы физически не сможете принимать все системы и конструктивные элементы одновременно);
— выполнить осмотр объекта (вывести на объект команду квалифицированных инженеров для приёмки);
— оценить состояние инженерных систем, подготовить дефектные ведомости (подразумевается осмотр инженерных систем/конструктивных элементов, сверка с исполнительной документацией, составление перечня замечаний по каждой системе);
— организовать хранение полученной документации в виде оформленных папок, файлов и др. (вспоминаем SOPM);
— оценить качество технического обслуживания и инфраструктурного сервиса (актуально для объектов, которые ранее обслуживала другая эксплуатационная/управляющая компания; в ваших интересах отразить все найденные недостатки, так как если ыы плохо их поищите, в дальнейшем они станут вашими обременениями);
— оценить риски объекта (безусловно, это тема для отдельной статьи; при заходе на объект разумно выявить наиболее реальные и очевидные риски, которые могут негативно сказаться на эксплуатации в самое ближайшее время);
— оценить требования по лицензиям и аттестациям персонала (сильно зависит от функционального назначения объекта и перечня эксплуатационных работ; в любом случае необходимо проработать этот вопрос, так как персонал должен быть аттестован);
— утвердить дефектных ведомости и оценки рисков (подготовленные документы следует представить заказчику в качестве отчёта о проделанной работе);
— составить и подписать акт приема-передачи инженерных систем (подготовить и подписать документы, на основании которых объект недвижимости будет принят в гарантийную эксплуатацию).
Круглосуточное дежурство службы технического обслуживания
Чрезвычайно важный вопрос, от которого зависит дальнейшая работа на объекте. Следует однозначно понимать, что после взятия объекта в любом случае пойдёт очень большой поток заявок, которые необходимо оперативно отрабатывать и реализовывать. Трезво оцените свои силы – Вам потребуются грамотные и компетентные специалисты для решения возникающих вопросов. Вопрос организации дежурной службы будет подробно рассмотрен в отдельной статье.
Заключение с подрядчиками договоров на уборку мест общего пользования и прилегающей территории
Актуально, если помимо услуг по техническому обслуживанию инженерных систем, ваша компания предоставляет услуги по клинингу, внутреннему озеленению и уборке прилегающей территории. Вам решать, какими силами будут выполняться данные договорённости, однако лично я считаю совершенно неразумным пытаться оказать клининговые услуги собственными силами, туда же можно отнести и такелажные работы, и услуги по уборке прилегающей территории.
Найдите нормальную и адекватную компанию – и одним махом решите все возникшие проблемы: будут вам и клинеры, и такелажники, и озеленители. Как вариант, можно привлечь к уходу за зелёными насаждениями специализированную организацию, если, конечно, позволяет эксплуатационный бюджет. Это целесообразно, если внутреннее озеленение сложное, многообразное и выполнено с использованием редких и дорогих растений.
Для объекта с прилегающей территорией список плановых работ будет выглядеть следующим образом:
— предоставление внутренней уборки в помещениях объекта (комплексная и поддерживающая уборка);
— предоставление такелажных работ (услуги грузчиков);
— предоставление услуг по обслуживанию внутреннего озеленения;
— предоставление услуг по уборке прилегающей территории;
— предоставление услуг по уходу за зелёным насаждениями на прилегающей территории.
Заключение с подрядчиками договоров на эксплуатацию и техническое обслуживание инженерных систем
Я не перестаю повторять, что некоторые вещи весьма целесообразно отдавать на аутсорсинг. Критерии целесообразности достаточно просты: для выполнения работ требуются специализированные лицензии, узкопрофильные высококлассные специалисты, серьёзная материально-техническая база, связи в определённых контролирующих органах и др.
Учитывая изложенное, возможно отдать подрядчикам:
— сервисное обслуживание бассейна;
— техническое обслуживание лифтового оборудования;
— техническое обслуживание 10 кВ оборудования
— техническое обслуживание газовой котельной;
— техническое обслуживание дизель-генераторной установки.
Этот перечень можно продолжать и дальше, лучше всегда ориентироваться на актуальную ситуацию на объекте. Для «гладкого» захода на объект Вы следует продумать данный вопрос и вписать в план соответствующие даты — на встречи с подрядчиками, обсуждение и заключение договором, выход людей на объект в любом случае потребуется время, а в процессе приёмки объекта оно всегда играет против вас.
Контроль наличия аттестаций, обучения, медицинских осмотров, допусков и др.
Персонал на объекте должен быть аттестован – это аксиома, не требующая доказательств. Вопрос лишь только в том, какие именно аттестации у людей должны быть:
— электробезопасность (на любом объекте);
— промышленная безопасность сети газораспределения (на газифицированных объектах);
— пожарно-технический минимум (на любых объектах);
— безопасные методы работы на высоте (на любых объектах);
— правила безопасной эксплуатации теплоэнергетических установок (на любых объектах);
— санитарно-технический минимум (зависит от объекта);
— обучение операторов котельной (только в случае, если диспетчерская служба на Вас);
— обучение аппаратчиков ХВО (химводоочистка, только объектов, оснащённых соответствующими системами;
— обучение слесарей по ремонту газового оборудования (только на газифицированных объектах);
— аттестация лифтеров, машинистов подъемника, рабочих люльки (для объектах, где есть подъёмное оборудование);
— охрана труда для работников (на любом объекте);
— охрана труда для руководителей (на любом объекте);
— иные обучения по требованию заказчика (зависит от объекта);
— медицинские осмотры (проходит каждый сотрудник ежегодно).
В этом же разделе у нас находятся и приказы на ответственных лиц:
— ответственный за электрохозяйство (на любом объекте);
— ответственный за пожарную безопасность (в рамках договора с заказчиком на любом объекте);
— ответственный за охрану труда и технику безопасности (на любом объекте);
— ответственный за производственный контроль сети газораспределения (на газифицированных объектах);
— ответственный за производственный контроль по эксплуатации подъемников (на любом объекте при наличии соответствующего оборудования);
— ответственный за ТО и безопасную эксплуатацию подъемных механизмов (на любом объекте при наличии соответствующего оборудования);
— ответственный за ТО и безопасную эксплуатацию сети газораспределения (на газифицированных объектах);
— ответственный за безопасное производство работ на подъемниках (на любом объекте при наличии соответствующего оборудования);
— ответственный за учет и проверку переносных электроприемников (на любом объекте, где используется переносное электрооборудование);
— ответственный за безопасное производство работ (на любом объекте);
— приказ о прикомандированном теплотехническом персонале (для сотрудников, не состоящих в штате организаций-владельце теплоэнергетической установки);
— приказ о прикомандированном электротехническом персонале (для сотрудников, не состоящих в штате организаций-владельце электроустановки);
— ответственный за выполнение рабочей программы производственного контроля за состоянием питьевой воды (теоретически должна быть на любом предприятии, внимательно изучаем СанПиН 2.2.4.3359-16 «Санитарно-эпидемиологические требования к физическим факторам на рабочих местах;
— ответственный за состояние и испытания переносных лестниц и лестниц-стремянок (на любом объекте, где есть указанное оборудование).
Сопроводительные письма:
— сопроводительное письмо прикомандированного электротехнического персонала;
— сопроводительное письмо прикомандированного теплотехнического персонала;
— сопроводительное письмо персонала прикомандированного для работ на подъемниках;
— приказ о создании комиссии по проверке знаний безопасных методов работы на высоте (важно);
— приказ о создании комиссии по проверке знаний работниками люлек и машинистов подъемников (важно);
— приказ о создании комиссии по охране труда и технике безопасности (важно).
Обеспечение объекта
Один из моих самых любимых разделов. Если вы дорожите репутацией вашей компании, всё нижеописанное должно быть на объекте ещё до начала оказания услуг. Так как без минимально необходимого комплекта инструментов совершенно невозможно работать, сотрудники без форменной одежды будут выглядеть нелепо, а без расходных материалов и запасных частей не получиться нормально обслуживать инженерное оборудование.
Что нужно сделать:
— составить и согласовать список требуемого инструмента (коллективный мозговой штурм);
— составить и согласовать список требуемого оборудования (коллективный мозговой штурм);
— составить и согласовать список средств индивидуальной защиты;
— составить и согласовать список расходных материалов и запасных частей (вне зависимости от того, кто обязан это приобретать, заказчик или эксплуатирующая компания).
Разработка процедур и согласование документации на объекте
Последний раздел плана, состоящий из 4-х модулей: техническое обслуживание, аварийное реагирование, уборка, ОТОС и ПБ.
В рамках выполнения своих обязательств по договору необходимо к определённому сроку разработать перечень обслуживаемого оборудования, план предупредительного ремонта, эксплуатационную документацию, инструкции, завести журналы и внедрить стандарты качества.
Аварийное реагирование всегда было и будет «чувствительным» для заказчика, поэтому данный раздел, как правило, всегда находится на контроле и за него будут спрашивать достаточно серьёзно. Поэтому на выходе у вас как минимум должен быть список контактов аварийных служб, инструкция по взаимодействию служб объекта при ЧС, инструкции для персонала при ЧС, план ликвидации аварийных ситуаций. Добавьте сюда все необходимые журналы по техническому обслуживанию.
Уборка – это прежде всего, разработка и внедрение стандарта качества работы службы клининга на объекте и технологических карт уборки. Разумеется, потребуются и актуальные инструкции для персонала, чтобы всё намеченное можно было оперативно реализовать. Здесь я могу вам посоветовать только один разумный выход – поручите эту работу подрядчику по клинингу, который у вас на объекте работает (уверен, у вас хватило благоразумия не заниматься клинингом собственными силами).
ОТОС и ПБ важен, прежде всего, необходимостью проработки мероприятий по пожарной безопасности. В этом же разделе и мероприятия по охране труда и окружающей среды. Есть такая штука, как час безопасности – ежемесячные встречи и инструктаж по поведению персонала в чрезвычайных ситуациях.
Друзья, это всё, что я хотел рассказать в рамках настоящей стать. Безусловно, в дальнейшем я планирую подробно рассказать о многих описанных выше вещах. Поэтому регулярно посещайте мой блог на предмет появления новой информации, звоните, пишите, задавайте вопросы. Буду рад на них ответить!
Коллеги, если у вас возникли дополнительные вопросы относительно подготовки плана захода на объект, пишите мне на почту.
Искренне Ваш,
Владимир Якимов
