KeyGuard — пожалуй, лучшая система хранения ключей

Приветствую вас, коллеги. Всё ещё храните ключи с бирками в ящике, сложенными в одну большую кучу? Пора открыть глаза. Сегодня я расскажу вам о том, как решить этот вопрос навсегда.

“Без стремления к новому нет жизни, нет развития, нет прогресса”. В.Г. Белинский

Дорогие коллеги, в своём блоге я стараюсь много писать о решениях, которые могут помочь вам существенно упростить себе жизнь. По моему глубокому убеждению, принципиально важно постоянно стремиться к лучшему, совершенствуя технологии и процессы, используемые в работе.

Сегодня пойдёт речь о самой прогрессивной, на мой взгляд, системе хранения ключей на сегодняшний день. Ранее я писал о том, как следует осуществлять хранение ключей классическим способом, как их выдавать и принимать, проверять на соответствие (актуальность). Рекомендую вам ознакомиться с материалом перед тем, как продолжить чтение настоящей статьи. Это позволить вам самостоятельно сравнить классический вариант с инновационным и сделать для себя верные выводы.

Самым простым и распространённым способом контроля доступа в помещение остаются обычные механические замки. И пока я не представляю себе ситуацию тотального отказа от этого проверенного столетиями механизма. А наличие замков автоматически означает наличие ключей к ним, что делает необходимым организацию системы хранения и выдачи ключей на объекте. При этом система обязана быть не только надёжной и защищённой, но и гибко настраиваемой в отношении прав доступа людей к ключам от помещений. И вот мы плавно подходим к тому, что эффективность работы системы зависит как от количества ключей, находящихся на хранении, так и от количества лиц, которые будут эти ключи получать/возвращать. До тех пор, пока ключей относительно мало, а круг лиц, имеющих к ним доступ, существенно ограничен, никаких проблем не возникает. Когда у вас появляются сотни ключей, а круг лиц, имеющих доступ к ним, увеличивается в разы, начинают проявляться очевидные недостатки классических систем хранения ключей.

Самым главным минусом классических систем хранения ключей является человеческий фактор. То, что до сих пор процессы хранения/выдачи/приёма ключей организовываются с использованием ручного труда, является прямым следствием экономической отсталости нашей страны, где человеческий труд стоит копейки, а высокотехнологичная продукция составляет менее четверти от объёма ВВП. Стоит ли удивляться тому, что при таком подходе классические системы оказываются неэффективными и небезопасными….

Вторым важным недостатком классических систем является сложность учёта, инвентаризации и назначения прав доступа. При использовании RFID карт, например, права доступа определяется на уровне работы с программным обеспечением. А как эффективно решить такую задачу с ключевым доступом? Правильно, возвращаемся к человеческому фактору.

Как в подавляющем большинстве случаев ключи хранятся на объектах? Из моей практики я могу выделить три наиболее распространённых (и неэффективных в современных реалиях) решения:

— ключи с бирками одинакового цвета хаотично складированы в ящике стола (коробке), выдача/возврат ключей фиксируются в специальном журнале. Недостатки очевидны: отсутствие системного подхода, затруднённый поиск нужных ключей, затруднённая инвентаризация, риск утраты/порчи ключа;

— настенные шкафы для ключей различной вместимости в сочетании с журналом выдачи/возврата ключей. Могут применяться несколько ключниц различного типоразмера. Появляется системный подход: для идентификации ключей используются бирки различных цветов, шкафы разбиваются на отсеки дверцами/перегородками, отсеки разбиваются на логические зоны (строения/этажи и др.), в некоторых случаях используются комбинации из нескольких ключниц. Такая система позволяет уже гораздо проще и надёжнее осуществлять учёт, хранение и выдачу ключей;

— индивидуальные контейнеры (тубусы) для размещения ключей, опломбированные в целях исключения несанкционированного доступа в сочетании с организованным документооборотом. Опломбирование контейнеров производится как одноразовыми пломбами, так и с помощью пластилина. По сути, представляет собой предыдущий вариант, улучшенный в плане безопасности: комплекты ключей хранятся в отдельных контейнерах, которые опечатаны. Из минусов отмечу откровенно отягощающий документооборот, необходимость структурированного хранения тубусов, зачастую в месте расположения поста охраны.

Главный минус хранения ключей в тубусах заключается в том, что пользователь сдаёт уже опечатанный контейнер, следовательно, никто вам не может дать гарантии, что в тубусе лежат именно ключи от конкретного помещения, а не посторонние предметы для компенсации веса ключей (гвозди и др.).

А затратный с точки зрения времени процесс приёма/выдачи ключей (вскрыть тубус, взять ключ, расписаться в журнале; вернуть ключ, опечатать тубус, расписаться в журнале) настолько со временем начинает «напрягать» обе стороны процесса взаимодействия, что в нарушение всех действующих правил/регламентов организации, начинается никак не задокументированная выдача ключей «на 5 минут» особо нетерпеливым сотрудникам…. Конечно, это неминуемо приводит к утрате/подмене ключей с сопутствующими последствиями.

Как вы видите, дорогие читатели, ни одна из классических схем не позволяет избавиться от существующих недостатков, в первую очередь – пресловутого человеческого фактора. Это, конечно, плохая новость.

Хорошая новость заключается в том, что технологии непрерывно совершенствуются, поэтому сегодня существует решение, не только избавленное от вышеперечисленных недостатков, но и обладающее массой достоинств. Это решение носит название KeyGuard.

Что такое KeyGuard

KeyGuard – это инновационная система хранения ключей. Это удобное и эффективное решение, позволяющее вывести безопасность объекта на качественно новый уровень.

Пожалуй, главным достоинством системы является автоматизация процесса выдачи и хранения ключей, что практически избавляет вас от влияния человеческого фактора. Больше нет необходимости держать отдельный пост охраны, не нужны сейфы, алюминиевые пеналы и бумажные журналы. Значительно экономится время сотрудников, избавленных от необходимости стоять в очередях в «единое окно», чтобы взять или сдать ключ.

И самое важное, система разработана и производится в России с высокой степенью локализации, находится на передовой импортозамещения, что означает колоссальную гибкость в использовании на объектах различного функционального назначения.

Перейдём непосредственно к системе. В первом приближении она состоит из автоматизированной ключницы, интеллектуальных брелоков и программного обеспечения.

Ключница

Ключница представляет собой автоматизированный модуль (шкаф) настенного крепления с панелью управления. Для заказа доступны  стандартные ключницы различной вместимости: от 30  до 100 ячеек, из которых можно собрать системы любой необходимой емкости (система ключниц), в каждой ячейке хранится один брелок с ключами. По желанию заказчика возможно исполнение ключницы с прозрачной дверцей из поликарбоната или со сплошной металлической. Возможен вариант без дверцы с открытым доступом к панели хранения ключей. Пульт управления системой также изготовлен из металла, оснащён цветным сенсорным дисплеем, считывателями карт и биометрическим сканером отпечатков пальцев. Возможно расположение пульта управления как снизу ключницы (на фотографии), так и на правой торцевой плоскости шкафа.

Каждая ячейка оснащена электромеханической блокировкой брелока с программным управлением, предусмотрен источник бесперебойного питания на случай нештатной ситуации, время автономной работы составляет порядка 20 часов, что является достаточным в большинстве случаев.

Интеллектуальные брелоки

Система хранения ключей построена по принципу “одна ячейка – один брелок”. Для хранения ключей используются интеллектуальные брелоки особой конструкции, позволяющие надёжно закрепить ключи. Брелок представляет собой модуль из высокопрочного полимера, в который вставляется скоба-держатель с ключами. Конструкция такова, что извлечь скобу можно только механически разрушив корпус брелока, что дополнительно повышает безопасность. Брелок имеет встроенный чип, который позволяет идентифицировать ключ и запомнить его позицию в ячейке ключницы. Под заказ возможно применение брелоков трёх цветов: красного, зелёного или синего. Таким образом, на первоначальном этапе может быть реализована схема логического разделения ключей по 3-м различным зонам, что существенно упрощает работу с их архивом. 

На случай особых требований безопасности предусмотрена возможность хранения ключей в специальных пеналах ценой уменьшения количества рабочих ячеек. Конструкция пеналов делает возможным их совместное использование с брелоком: ключ крепится на брелок, брелок вместе с ключом вставляется в пенал, который опечатывается стандартным способом (пломбой). Предусмотрены пеналы длиной 70 и 105 мм, что обеспечивает хранение ключей практически любого размера. При этом важным фактором для безопасности является невозможность сдачи пустого пенала.

Взаимодействие с пользователем

Для работы с ключницей используется специальная панель, оснащённая цветным сенсорным дисплеем. В системе реализованы несколько вариантов идентификации пользователя: бесконтактная RFID карта, сканер отпечатка пальца или комбинации логин-пароль. Последние могут быть как постоянными, так и разовыми.

Взаимодействие пользователя с ключницей построено по следующему алгоритму: с помощью любого из вышеописанных способов  пользователь идентифицируется системой, далее выбирается режим сдачи или выдачи ключа. В зависимости от прав доступа, пользователь получает возможность сдать или получить необходимый ключ. После разблокировки двери подсвечивается необходимая ячейка, а информация дублируется на экране панели управления ключницей.

Прелесть в том, что пользователь может взять или сдать только те ключи, к которым он имеет согласованный службой безопасности доступ. Конструкция ключницы исключает возможность несанкционированно извлечь из ячеек какие-либо другие ключи. Для завершения взаимодействия с ключницей достаточно просто закрыть дверцу.

Главным моментом потери времени, при традиционном хранении ключей, является поиск отсутствующего ключа. В ключнице этот процесс занимает 2 секунды, т.к. имеется возможность просмотра истории  по ключам, прямо на экране ключницы, причем кроме имени сотрудника, получившего ключ, и времени получения, отражается так же его номер телефона.   

Программное обеспечение

Для работы с системой хранения ключей используется проприетарное программное обеспечение (ПО). Программа недоступна для свободного скачивания и поставляется только в комплекте с ключницей. В настоящее время существует версия только для Windows.

Базовые возможность ПО:

— установка уровней доступа для пользователей;

— удалённое управление системой;

— печать отчётов и обработка тревог (нештатных ситуаций);

— автоматическая рассылка e-mail и SMS сообщений;

— отображение графических планов объекта;

— сетевое подключение и многое, многое другое.

Интеграция в существующие системы

Разработчиками KeyGuard предусмотрена возможность взаимодействия с существующими системами безопасности объекта. Возможно интегрирование с системой охранной сигнализации, что позволяет при желании полностью автоматизировать процесс постановки/снятия помещений с охраны при сдаче/выдаче ключа.

Важно, что протокол взаимодействия открыт для партнёров по интеграции, что позволяет реализовывать связь систем на любом уровне.

All in all

Как вы уже поняли, в сухом остатке мы имеем, пожалуй, самую совершенную на сегодняшний день систему хранения ключей. К основным её достоинствам относятся: отличный внешний вид и компактность корпусов (можно разместить в помещениях объекта самого высокого класса с самыми совершенными интерьерами), технологичность, возможность масштабирования под любые объёмы, высокое качество компонентов системы (никаких china made изделий), удобство, защищённость, независимость от человеческого фактора. Иными словами, это будущее уже сегодня.

Есть ли у системы недостатки? Пожалуй, нет. Безусловно, решение не является бюджетным, однако по сравнению с импортными аналогами стоимость KeyGuard ниже в 1,5-2 раза, что автоматически делает систему лучшим предложением на рынке по соотношению цена/качество/функционал.

Если у Вас остались вопросы, всю необходимую информацию вы сможете найти на официальном сайте производителя оборудования www.KeyGuard.ru.

На сегодня всё. До новых встреч, друзья!

Искренне Ваш,

Владимир Якимов